Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 23 octobre 2026

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est Etienne Esclapez, opérant sous le nom Building Memory. Contact : contact@building-memory.fr

2. Données collectées

Building Memory collecte les données suivantes :

• Données de compte : nom, prénom, adresse e-mail, rôle dans la copropriété
• Documents déposés : fichiers PDF, images et documents fournis par l'utilisateur
• Données de facturation : informations nécessaires au traitement des paiements
• Liste d'attente : adresse e-mail, date d'inscription et, si vous les indiquez, votre rôle (copropriétaire, membre du conseil syndical ou syndic) et la ville de l'immeuble. À l'inscription, un e-mail de confirmation vous est envoyé et une alerte interne reprenant ces informations nous est adressée, tous deux par le service Transactional Email de Scaleway (France)
• Mesure d'audience du site vitrine : statistiques agrégées et anonymes (pages vues, source de trafic, type d'appareil). Aucun cookie, aucun identifiant persistant, aucune adresse IP conservée (voir la section 8).

3. Finalités des traitements

• Fourniture et amélioration du service Building Memory
• Classification automatique des documents déposés
• Gestion des comptes utilisateurs et des accès par rôle
• Facturation et gestion commerciale
• Communication sur les évolutions du service (avec consentement)
• Vous recontacter pour votre accès à Building Memory, si vous vous êtes inscrit sur la liste d'attente
• Sécurité et prévention des fraudes
• Mesure d'audience agrégée du site vitrine

4. Base légale des traitements

• Exécution du contrat : pour la fourniture du service
• Intérêt légitime : pour la sécurité, l'amélioration du service et la mesure d'audience agrégée
• Consentement : pour les communications marketing
• Obligation légale : pour la conservation de certaines données comptables

5. Durée de conservation

• Données de compte actif : durée de l'abonnement + 3 ans
• Documents de la copropriété : ils ne sont pas supprimés automatiquement à la fin de l'abonnement. Faute de paiement, l'espace de l'immeuble passe automatiquement en lecture seule 90 jours après l'échéance de l'abonnement : les documents restent consultables et leur export complet reste possible
• Inscriptions sur la liste d'attente : 12 mois après l'inscription
• Statistiques d'audience agrégées : 13 mois maximum
• Journaux techniques et d'erreurs (outil GlitchTip auto-hébergé sur serveur Scaleway, France) : 90 jours
• Données de facturation : 10 ans (obligation comptable)

6. Hébergement des documents

Les documents de votre copropriété sont hébergés exclusivement en France, chez Scaleway (Paris). Ils ne quittent jamais le territoire français. Le chiffrement AES-256 est appliqué aux documents au repos, les échanges sont chiffrés en transit (TLS 1.3), et une empreinte SHA-256 est calculée pour chaque fichier afin d'en garantir l'intégrité.

Analyse automatique des documents. Pour proposer un classement, un extrait du texte de vos documents (les premières pages et la dernière) peut être analysé par un modèle de langue hébergé en France par Scaleway (service Generative APIs, Paris). Le fichier lui-même ne quitte jamais nos serveurs : seul cet extrait de texte est transmis, en France, à ce service. Selon les conditions du service Scaleway Generative APIs, le contenu des requêtes n'est pas conservé et ne sert pas à entraîner les modèles ; Scaleway peut seulement garder, deux semaines au plus, le contenu d'une requête qui perturbe le service ou paraît malveillante, le temps d'en corriger la cause. Cette analyse sert à proposer, mesurer et améliorer le classement automatique ; elle ne remplace jamais votre validation.

7. Sous-traitants

Nous faisons appel au sous-traitant suivant. L'hébergement des documents de votre copropriété, comme celui de l'authentification et des comptes, reste exclusivement en France, chez Scaleway (Paris).

Aucun fichier de copropriété n'est transmis hors de nos serveurs, et Scaleway, qui héberge déjà les documents et les comptes en France, n'analyse que des extraits de texte pour le classement automatique (voir section 6).

Depuis le 19 septembre 2026, l'authentification et les comptes utilisateurs sont hébergés par nous-mêmes, en France, chez Scaleway (Paris). Notre ancien fournisseur d'authentification a été résilié le 23 octobre 2026.

La mesure d'audience du site vitrine ne fait appel à aucun sous-traitant : elle repose sur un logiciel libre (Matomo) que nous hébergeons nous-mêmes, en France. Vos statistiques de navigation ne sont transmises à personne.

8. Cookies et mesure d'audience

Site vitrine (building-memory.fr) : la fréquentation est mesurée avec Matomo, un logiciel libre installé sur nos propres serveurs en France. Il est configuré sans aucun cookie : rien n'est déposé sur votre appareil, votre adresse IP est tronquée avant d'être enregistrée, et aucun suivi d'un site à l'autre n'est possible. Les statistiques produites sont agrégées et anonymes. Aucun cookie publicitaire n'est utilisé et aucune donnée n'est revendue.

Application (app.building-memory.fr) : des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service sont utilisés (session, authentification). Une mesure d'utilisation du produit repose sur la même instance Matomo auto-hébergée en France, sur un site de mesure distinct de celui du site vitrine ; les visiteurs y étant identifiés, elle est soumise à votre consentement explicite, recueilli au préalable dans l'application. Aucune donnée n'est transmise à un tiers.

9. Classification automatique des documents

Le classement automatique des documents est réalisé sur les serveurs de Building Memory, en France. Pour l'affiner, un extrait du texte du document (jamais le fichier) peut être analysé par un modèle de langue hébergé en France par Scaleway (voir section 6), sans conservation ni entraînement selon les conditions du service Scaleway Generative APIs. Aucun prestataire hors de France n'intervient dans ce traitement. Pour toute question sur son fonctionnement, écrivez-nous.

10. Vos droits

Conformément au RGPD (Règlement UE 2016/679), vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données
• Droit de rectification : corriger des données inexactes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré ; un export intégral des documents de la copropriété (archive .zip) est par ailleurs disponible à tout moment depuis le service
• Droit d'opposition : s'opposer à certains traitements
• Droit à la limitation : limiter le traitement de vos données

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@building-memory.fr. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Building Memory tient un registre des activités de traitement conformément à l'article 30 du RGPD.

Pour toute question relative à la protection de vos données : contact@building-memory.fr