L'adresse e-mail de l'immeuble

Dernière mise à jour : 22 août 2026

Vous avez écrit (ou l'on vous a proposé d'écrire) à une adresse de la forme nom-de-rue-xxxxxxxx@copro.building-memory.fr. Cette page explique ce que devient votre message.

1. Ce que c'est

Cette adresse est la boîte de réception documentaire d'une copropriété : un service de conservation opéré par Building Memory pour le compte du syndicat des copropriétaires et de son conseil syndical. Les devis, factures, contrats et courriers qui y sont envoyés rejoignent les archives de l'immeuble, consultables par le conseil syndical uniquement.

Cette adresse ne répond jamais. Ce n'est pas une messagerie : aucune conversation ne s'y tient. Vous recevrez au plus un message d'information (celui qui vous a probablement conduit ici), une seule fois, jamais de relance.

2. Responsable du traitement et sous-traitant

Le responsable du traitement est le syndicat des copropriétaires de l'immeuble destinataire. Building Memory (contact : privacy@building-memory.fr) agit comme sous-traitant : hébergement en France (Scaleway, Paris), réception des e-mails dans l'Union européenne (Brevo).

3. Données traitées et finalités

• Votre e-mail (adresse d'expédition, objet, corps en texte brut, pièces jointes documentaires), finalité : constitution et conservation des archives de la copropriété. Base légale : intérêt légitime du syndicat (art. 6(1)(f) RGPD).
• Analyse du contenu : si, et seulement si, le conseil syndical y a expressément consenti, un résumé factuel du message est produit par une intelligence artificielle hébergée en France. Sans ce consentement, le contenu est archivé sans aucune analyse. Aucun contenu ne sert jamais à entraîner un modèle.

Un e-mail dont l'expéditeur n'est pas connu de l'immeuble n'entre pas directement dans les archives : il attend la validation d'un membre du conseil syndical, et il est automatiquement effacé sous 30 jours si personne ne le valide.

4. Durées de conservation

• Messages validés et leurs pièces : durée de conservation des archives de la copropriété
• Messages en attente non validés : effacés sous 30 jours
• Messages refusés (échec d'authentification, indésirables) : journal technique effacé sous 90 jours

5. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition (art. 15 à 21 RGPD). En particulier, un e-mail envoyé par erreur peut être définitivement supprimé (pièces jointes comprises) sur simple demande à privacy@building-memory.fr ou auprès du conseil syndical de l'immeuble. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

6. Ne plus écrire à cette adresse

Rien de plus simple : n'y envoyez plus de message. Le conseil syndical peut par ailleurs bloquer un expéditeur ou changer d'adresse à tout moment.